El pla estratègic és un document que recull cap a on volem anar com a entitat i que estableix prioritats i objectius clars per aconseguir-ho a mitjà-llarg termini, sent coherents amb els principis de l’entitat. Aquest ha de ser clar i concret i ha de remarcar què es vol aconseguir i com es treballarà. Normalment, la seva durada és d’entre 1 i 5 anys com a màxim i és freqüent que les entitats el plantegin de forma triennal.

El pla estratègic no és un objectiu, sinó una eina de planificació que hem de construir a partir de la diagnosi de l’entitat, descobrint què som, on som i plantejant quina projecció de futur volem. Consisteix, doncs, a definir l’estratègia (què volem) i la tàctica (com ho aconseguirem).

Per elaborar el pla estratègic ens basarem en l’ideari o el document de principis de l’entitat. A més, també ens caldrà fer una anàlisi de la realitat que tingui en compte les estructures organitzatives i funcionals de l’associació, les activitats de l’entitat i els recursos dels quals es disposa.

És imprescindible que el pla estratègic quedi plasmat en un document escrit, ja que aquest format permetrà consensuar la informació i així fer que tots els membres de l’entitat comparteixin la mateixa visió. D’altra banda, el pla estratègic també es pot utilitzar com un element per a presentar l’associació si, per exemple, es penja a la web de l’entitat, s’envia als nous socis i sòcies o es fa arribar a altres entitats que ens vulguin conèixer més a fons.

Per a què serveix el pla estratègic?

El document del pla estratègic, alhora que ens serveix per plantejar com volem transformar l’entitat i de quina manera, també és útil per:

• Connectar amb el propòsit de l’entitat
• Obtenir una visió global de l’entitat
• Donar continuïtat a les finalitats de l’entitat
• Analitzar i prendre consciència de la situació actual de l’entitat
• Donar resposta a les necessitats i fomentar les oportunitats detectades
• Revisar els canals i fluxos comunicatius, tant interns com externs
• Definir més fàcilment els plans o projectes anuals

En definitiva, el recorregut que segueix una entitat en el procés d’elaboració del pla estratègic també ajuda a reflexionar sobre la mateixa associació. A partir d’aquesta reflexió podrem definir unes línies estratègiques que seran el full de ruta que haurà de seguir l’entitat en els futurs projectes que iniciï. 

Qui ha de fer el pla estratègic?

El pla estratègic ha de ser una aposta col·lectiva per part de les membres de  l’entitat, no d’una sola persona. Idealment, el seu procés d’elaboració hauria d’implicar a totes les persones que estan relacionades amb l’associació. Tot i això, es recomana un lideratge per part d’un equip de persones que prengui la iniciativa i que es responsabilitzi de la tasca de coordinació.

Per tant, el procés d’elaboració ha de ser participatiu, entenent que la participació de cada persona variarà en funció del seu grau d’implicació amb el dia a dia de l’entitat. Aquests espais de construcció del pla estratègic també han de ser oberts a les persones col·laboradores, usuàries, exmembres i fins i tot administracions o altres entitats que poden oferir una visió externa i diversitat de perspectives. Per dur a terme el pla estratègic i comptar amb totes les veus possibles, hem de vetllar per uns espais segurs on les persones sentin que poden expressar-se lliurement.

No cal que una associació compti amb un gran nombre de persones sòcies per a plantejar-se la creació d’un pla estratègic, aquesta és una eina que pot servir tant a les associacions grans com a les petites. Per a les entitats de nova creació, però, és recomanable tenir cert rodatge abans de crear el pla estratègic. En aquest cas, és més recomanable treballar un pla anual de desenvolupament de l’entitat (per a fer una planificació a curt termini) i, més endavant, plantejar-se la creació d’un pla estratègic quan l’entitat ja hagi pogut detectar els seus punts forts, els punts febles, les oportunitats i les amenaces.

Cal tenir present també que el pla estratègic s’ha d’engegar en un moment d’estabilitat de l’entitat. En cap cas és una eina per a la resolució de conflictes, ja que el procés d’elaboració del pla requereix arribar a consensos i, per tant, una gran divergència d’opinions no resolta pot dificultar el procés. 

Les fases del pla estratègic

El pla estratègic d’una entitat s’ha de construir a partir d’una sèrie de fases que doten el procés de coherència, alhora que ajuden a obtenir uns resultats més aterrats amb la realitat de l’entitat i a optimitzar el temps que s’ha de dedicar:

1. Qui som? Identificació del sentit de l’entitat

Per començar s’ha de posar sobre la taula i tenir clar allò que fonamenta l’entitat, que ho podem trobar en el que anomenem l’ideari.

L’ideari de l’entitat és el document que recull els principis i valors que consensuem com a associació. Allà podem trobar la missió, la visió i els valors, tres parts fonamentals per entendre el sentit de l’entitat i que no hem de perdre de vista a l’hora de plantejar el pla estratègic.

• Missió: és la definició de qui som i per què hem decidit organitzar-nos en una entitat per actuar socialment, és a dir, la raó de ser de l’entitat. 
• Visió: és allò que s’espera aconseguir a mitjà-llarg termini mitjançant les nostres accions, és a dir, on es vol que estigui l’entitat en un futur. Per això és important tenir-la present a l’hora de prendre decisions estratègiques.
• Valors: guien la missió i la visió que ens hem plantejat, és a dir, acompanyen el nostre discurs i la nostra acció en forma de compromís profund i de principis que defineixen la nostra identitat. Per tant, són tot allò que ens fonamenta i volem transmetre com a entitat.

2. On som? Anàlisi de la situació i diagnosi del context

La diagnosi del context consisteix a conèixer i analitzar com és la realitat social i l’entorn físic en el qual es troba l’entitat. És així com podrem detectar quines coses ens ofereix l’entorn com a entitat i quines altres ens suposen una amenaça. Un cop feta la diagnosi del context, també caldrà analitzar l’entitat internament.

Tant la diagnosi de context com l’anàlisi interna de l’entitat es poden fer a través de tècniques de diagnosi com l’eina DAFO: un mètode que fa servir una graella per recollir les debilitats i amenaces de l’entitat i les fortaleses i oportunitats de l’entorn immediat. Amb la informació que n’obtinguem, podrem fer una detecció de les necessitats de l’entitat que posteriorment ens servirà per definir què volem millorar en un futur.

3. On volem arribar? Definició d’eixos i objectius

3.1. Identificació d’eixos del pla estratègic

El pla estratègic ha de contemplar tots els factors que afecten l’associació. Per tal de facilitar-ne l’elaboració, és imprescindible fer una divisió temàtica que permeti desglossar els diferents eixos a tractar, per a poder-hi reflexionar separadament. A continuació us plantegem alguns eixos a treballar.

Les estructures organitzatives

En aquest eix podem treballar tot el que es refereix a l’organització de l’entitat. Haurem de plantejar-nos diverses preguntes, com per exemple:

• Com ens organitzem a les diferents comissions de treball? (grups de treball, comissions, etc.) Caldria revisar-les?
• Les persones associades coneixen, entenen i saben explicar l’organització de l’entitat en profunditat?
• Quin grau de participació tenen les membres de l’entitat? 
• Tothom té cabuda en el procés de prendre decisions de l’associació?
• Qui fa cada tasca? Quines persones assumeixen els càrrecs o tasques de més responsabilitat?
• Qui pren les decisions de l’entitat?
• Com traspassem la informació quan hi ha un relleu? Ho fem amb algun suport material per a què en quedi constància?

Les activitats de l’entitat

Les activitats de l’entitat són un punt de trobada de totes les persones que en formen part. Alguns aspectes que ens podem qüestionar quan planifiquem aquestes activitats dins el marc del pla estratègic són:

• Per què fem activitats? Quina utilitat tenen?
• A qui van dirigides?
• Les activitats són una eina per assolir objectius?
• Quan planifiquem activitats, també pensem a fer l’avaluació d’aquestes?
• Tenim un mètode establert per fer activitats? (Preparació, implementació i avaluació)

En aquest apartat possiblement caldrà planificar una temporització genèrica de les activitats que farem. És important que més enllà de les activitats que puguem anar planificant durant el dia a dia, n’hi hagi unes quantes que estiguin previstes, sobretot les que tinguem intenció que siguin obertes a persones externes a l’entitat.

Els recursos humans de l’entitat

En aquest punt treballarem tot allò relacionat amb les persones implicades en el projecte de l’entitat; amb quin nombre de persones voluntàries i col·laboradores comptem, el nombre de treballadors, la cohesió de l’entitat, la formació interna de les persones associades i membres de la junta, etc. Algunes preguntes que ens podem fer són:

• Com està formada la junta directiva? (Paritat en identitats de gènere, desequilibris entre persones que porten més anys que d’altres assumint un càrrec, etc.)
• Quina junta volem per als anys vinents? Quins canvis volem que hi hagi?
• Com fem el traspàs dels càrrecs?
• Necessitem més voluntaris?
• Quins mecanismes tenim per a fer créixer l’entitat?
• Necessitem formació?
• Aprofitem els recursos humans del nostre entorn?

Els recursos materials i funcionals

En aquest eix ens fixarem en tots aquells recursos que tenim a l’entitat que ens ajuden a millorar la qualitat de la nostra intervenció al territori. Alguns exemples són tota la documentació que generem a secretaria, les assegurances, la comunicació interna, tot allò que fa referència a la tresoreria, els equipaments amb els quals comptem, el mobiliari, el local… Algunes preguntes què ens podem plantejar a l’hora de planificar aquest eix del pla estratègic poden ser:

• Com distribuïm els diners de l’entitat?
• Com és el nostre local?
• Ens convindria buscar-ne un amb unes altres característiques?

Les relacions exteriors

En aquest punt farem una projecció de com ens volem donar a conèixer i quina volem que sigui la implicació de l’entitat amb l’entorn. Ens podem fixar en la relació que volem mantenir amb federacions, plataformes o col·lectius, la imatge que volem donar de l’entitat, la relació que volem mantenir amb altres entitats, etc. Algunes qüestions que ens podem plantejar són:

• Fem projectes amb altres entitats? Amb quin tipus d’entitats?
• Quina imatge té l’entitat de portes enfora?
• Fem activitats obertes al territori i la comunitat?
• Participem en les activitats del barri?
• Com són les nostres relacions amb altres entitats?

Aquestes són algunes de les línies estratègiques a treballar, però cada entitat ha d’esbrinar quins punts vol tractar en el seu pla estratègic, tot perfilant els objectius que voldrà assolir en els pròxims anys.

3.2. Definició d’objectius

En aquesta fase, després de definir uns eixos d’intervenció sobre els quals voldrem treballar, haurem d’establir uns objectius per cadascun dels eixos. Aquests objectius seran els punts que en un futur haurem d’avaluar com a assolits o no assolits i, per tant, han de ser realistes i avaluables. El fet de marcar prioritats (classificant els objectius en urgents, importants, etc.) ens ajudarà a descartar aquells objectius que són secundaris i, per tant, permetrà concentrar els esforços en tasques prioritàries per assolir el model d’entitat al que volem arribar.

4. Com hi arribem? Tasques i organització

Un cop estan definits els eixos d’intervenció i els objectius, per tal de poder assolir-los, se’n derivaran una sèrie de tasques que s’hauran d’anar fent. És important establir un mecanisme per a prioritzar-les per poder anar assolint els objectius proposats, per exemple posar data a cada tasca per saber quan ha d’estar acabada i d’aquesta manera obtenir un cronograma.

A més, es recomana que les tasques que es deriven de la calendarització de les tasques tinguin persones, comissions o equips de treball assignats que liderin l’execució d’aquestes.

D’altra banda, per assegurar que el pla estratègic va assolint totes les seves fases, es recomana relacionar-lo amb altres mecanismes de funcionament o planificació de l’entitat. Per exemple, fer el pla anual a partir del pla estratègic i de les tasques programades per l’any en qüestió. 

5. Com sabem si hi hem arribat? Seguiment i avaluació

5.1. Seguiment

Fer seguiment ens permet controlar l’evolució de l’aplicació de les estratègies i assegurar que el pla segueix vigent en tots els seus eixos. Si fem un seguiment regular, podem detectar a temps si algun objectiu queda obsolet o deixa de tenir sentit, per exemple, i així poder-lo reformular si escau. 

Aquestes decisions s’hauran de prendre mitjançant els mecanismes establerts per al seguiment, siguin reunions internes o dinàmiques d’equip i facilitant espais de diàleg on es pugui comentar l’evolució del pla. En qualsevol cas, és important que el pla estratègic inclogui quins seran aquests mecanismes de seguiment.

5.2. Avaluació

Al llarg del procés que engloba l’aplicació del pla estratègic, podem establir diversos moments per fer avaluacions de diversos aspectes. Aquestes poden ser de parts concretes del pla, o bé, de manera general. A més, podem diferenciar entre avaluació dels resultats i avaluació del procés.

És important planificar els moments en què farem avaluacions. Normalment, es revisa el pla estratègic cada any, després de fer la memòria de l’any anterior i abans d’elaborar el pla de treball anual (document on ens plantegem els objectius i accions de l’any o curs). Així garantim que es tinguin en compte les valoracions i els aspectes a millorar del curs anterior a l’hora de plantejar curs següent.

D’altra banda, també és recomanable definir qui ha de participar en els moments d’avaluació i com, a més de tenir clars els aspectes del pla estratègic que volem avaluar i quins mètodes farem servir (indicadors, valoracions qualitatives, etc.).

Avaluació dels resultats

Aquest tipus d’avaluació ens permet mesurar els resultats i, en conseqüència, comprovar si els objectius plantejats a la fase inicial d’elaboració del pla estratègic s’estan assolint o s’han assolit.

Avaluació del procés

En aquest punt podem plantejar-nos aspectes relacionats amb el procés de creació del pla, la seva implementació o el seguiment. Per exemple, ens podem preguntar:

• Ha sigut participatiu el procés de creació?
• Ens ha sigut útil tenir un pla estratègic? En què podríem millorar a l’hora de fer-lo?
• Els objectius plantejats eren realistes i avaluables?

Altres recursos d’interès

• L’ideari de les entitats (CRAJ)
• Marc estartègic 2022-2025 (SCI)
• Pla estratègic 2020-2024 (Lafede.cat)
• Pla estratègic 2021-2024 (Esplac)
• L’elaboració del pla estratègic de l’associació (Xarxanet)
• 6 Guies bàsiques per elaborar el pla estratègic de la teva entitat (Xarxanet)
• 8 claus per a la reflexió estratègica de la nostra entitat (I) (Xarxanet)

Si teniu dubtes o necessiteu un cop de mà, poseu-vos en contacte amb nosaltres o demaneu-nos un assessorament gratuït escrivint a info@crajbcn.cat, trucant al 93 265 52 17 o per Telegram o WhatsApp.