La memòria d’actuació o d’activitats d’un projecte és un document on apareixen elements de l’avaluació de l’actuació. Acostuma a tenir l’estructura d’un informe i acompanya la memòria econòmica del projecte. Per ser útil, la memòria no només explica allò que s’ha dut a terme, sinó que s’utilitza com a eina per sintetitzar les conclusions de l’avaluació del projecte, i en especial per veure si aquest ha assolit els seus objectius i de quina manera, així com els aprenentatges que se’n deriven.

Normalment es redacta a la fi del projecte, una vegada ja s’han desenvolupat les diferents fases que havien estat previstes. Tot i això, resulta interessant realitzar la recollida de la informació necessària durant tot el procés.

A vegades, també serveix per ajudar a la comunicació dels resultats i el procés a les persones interessades i vinculades al projecte i sobretot com a base a partir de la qual crear i dissenyar nous projectes. La seva redacció sempre dependrà de qui són les persones destinatàries: institucions finançadores, entitats o persones col·laboradores, o les mateixes sòcies.

Contingut de la memòria

La memòria serveix per deixar constància de quins factors han tingut major rellevància a l’hora de desenvolupar l’actuació i de si s’han complert els objectius que s’havien establert a l’inici del projecte. En la memòria, doncs, és on s’explica si s’han assolit -total o parcialment-, de quina manera i per quines causes, com ha anat el procés per a la seva consecució, la implicació de la gent o si hi ha hagut resultats no previstos. 

Això es fa gràcies a la informació que es va obtenint al llarg del projecte, a través de les eines d’avaluació i els indicadors. Es tracta de recollir les dades obtingudes amb instruments d’avaluació, comparar els indicadors prèviament establerts amb la realitat, analitzar-ho i fer-ho constar a la memòria. D’aquesta manera es detalla si s’han complert els objectius, a través de quines accions, quines són les possibles causes per les quals no s’han complert, si hi ha hagut redefinicions d’objectius o accions, etc.

Elements clau

La seva rigorositat i claredat en els continguts, així com un disseny atractiu de la mateixa, són elements claus per la comprensió de la memòria. Així doncs, per a que la memòria sigui útil i de qualitat, hauria de comptar amb les següents premisses:

•  Ha de ser redactada amb claredat i concisió.
•  Pot incloure percepcions de com ha anat, sentiments i aportacions de la gent que hi ha participat.
•  Ha de partir del rigor, la veracitat i l’objectivitat de les dades i les informacions que aporta.
•  Ha de separar clarament les dades i informacions objectives, de les interpretacions i valoracions.
•  Pot posar èmfasi en els factors que han contribuït a l’èxit (o al fracàs) del projecte per tal de deixar constància dels encerts i de les qüestions a millorar de l’avaluació implementada.
•  Ha d’utilitzar sempre que sigui possible recursos gràfics per facilitar la comprensió i sempre que aportin informació rellevant com fotos, gràfics, vídeos, etc.

A continuació, presentem la Plantilla de Memòria d’actuació (CRAJ), una proposta d’apartats a tenir presents a l’hora de redactar una memòria. Cal valorar en cada cas, i en funció de a qui van dirigides, si té sentit incorporar tots els apartats o no i, per tant, adaptar-la en cada cas a les necessitats concretes del nostre projecte. En el cas que l’entitat s’hagi acollit a una subvenció o estigui subjecta a algun tipus de conveni, caldrà que s’ajusti a l’estructura i els elements d’avaluació que demanin des de l’entitat finançadora. 

En el cas de l’apartat d’annexes s’inclouria la documentació que hagin generat les diferents activitats: cartells, programes de mà, dossiers, fotografies, gràfics comparatius, etc.

Com redactar-la

Abans de començar a desenvolupar el projecte

Durant el disseny del projecte haurem de definir-ne els objectius i les activitats que durem a terme així com quins aspectes avaluarem i quines dades recollirem. Hem de tenir clar què i com voldrem avaluar, així doncs s’hauran de preveure quines informacions s’han de recollir, amb quins instruments d’avaluació (enquestes, observació directa, fitxes d’inscripció, etc.), qui se n’ocuparà, en quin moment, quan temps portarà la preparació, recollida i interpretació de la informació per l’avaluació, etc.

En aquest sentit ens hem d’assegurar que seleccionem les dades més significatives en relació allò que ens interessa saber i avaluar i si realment són possibles de recollir, en aspectes pràctics. 

En aquest sentit, podeu consultar la Guia Fem Projectes! (CRAJ).

Durant l’execució del projecte i les seves accions

És el moment de començar a recopilar la informació, tant quantitativa com qualitativa del projecte, d’acord amb les pautes acordades en el disseny del projecte. Aquesta tasca és aconsellable que es realitzi durant el projecte, ja que si no es corre el risc de perdre molta informació pel camí i que costi recollir la informació que necessitem.

Després de la implementació del projecte

Cal finalment donar forma a tota la informació recopilada, utilitzant com a elements complementaris gràfics, esquemes, llistats, etc. Es tracta d’analitzar i estudiar aquesta informació i utilitzar-la per a fer l’avaluació del projecte.

En aquest moment de redacció de la memòria, caldrà tenir present a qui va destinada la memòria i amb quin objectiu així com, s’haurà de procurar que sigui un procés participatiu. Per això, resulta interessant que s’escrigui de forma col·laborativa entre les persones actives en el projecte i que, fins i tot, pugui ser ratificada per persones de l’entitat que no hi hagin participat directament. D’aquesta manera, es fomenta la participació, alhora que hi ha diversos punts de vista i opinions. Segons el cas, pot acabar sent ratificada en assemblea per les persones sòcies, com a element de cohesió i de posada en comú de les accions de l’entitat.

La memòria com a eina comunicativa

La memòria del projecte és una molt bona oportunitat per a donar a conèixer el que s’ha fet, especialment a totes les persones que hi han participat activament, tenint per tant, una clara vocació comunicativa. 

En aquest sentit, es pot valorar fer-ne un document més breu i/o visual per tal de facilitar-ne la difusió entre les sòcies de l’entitat així com la resta de persones. A més, és un document que es pot utilitzar com a base per confeccionar altres recursos de comunicació com presentacions de diapositives, comunicats i notes de premsa, notícies per a entorns virtuals, etc.

Fer la memòria d’un projecte més atractiva ajuda a la transparència de l’actuació desenvolupada i afavoreix la seva repercussió. Les infografies o els vídeos resum ens permeten visibilitzar i explicar de forma més amena i senzilla aquelles dades i informacions que volem destacar. Aquestes eines són especialment útils per il·lustrar textos que, tot i la importància del que expliquen, poden resultar densos ja que contenen un elevat nombre de dades. 

A més, el format en vídeo o infografia facilita la seva difusió a través de les xarxes socials, ja que permet resumir en pocs minuts les activitats més destacades de l’any i atreu fàcilment l’atenció. Existeixen diverses eines i aplicacions, algunes d’accés gratuït, que faciliten la seva creació de forma intuïtiva i atractiva i la creació de vídeos d’animacions.

I per a la creació de vídeos d’animació, aquí teniu uns quants programes de referència: Rawshorts, Powtoon, Wideo, Moovly, Vyond i Makewebvideo. Podeu veure aquest exemple de vídeo resum de la Memòria d’actuació del CJB 2020.

Altres recursos d’interès

• La memòria anual (Torre Jussana)
• 5 formats per fer una memòria anual original (Xarxanet)
• Elabora una memòria amb perspectiva de gènere (Xarxanet)
• Ramon Torra: “Incloure els objectius no assolits a una memòria anual és un símptoma de maduresa” (Xarxanet)

Si teniu dubtes o necessiteu un cop de mà, poseu-vos en contacte amb nosaltres o demaneu-nos un assessorament gratuït escrivint a info@crajbcn.cat, trucant al 93 265 52 17 o per Telegram o WhatsApp.