Aquest article forma part d’una sèrie d’articles sobre obligacions legals. Consulta la resta d’articles a ‘Obligacions legals de les associacions: tot el que cal saber’ (CRAJ).
Com dèiem a l’article d’obligacions legals, la Junta Directiva és l’encarregada de portar al dia totes les obligacions legals de l’associació. Tot seguit us fem un breu resum de les obligacions documentals, aquelles relacionades amb el funcionament intern de l’entitat.
Llibre d’actes
Com associació heu de tenir les actes de totes les reunions de la Junta i de les Assemblees Generals. L’acta d’una reunió és el document que recull els diferents temes que s’han parlat i els acords als quals s’ha arribat, així com les incidències que hi ha hagut. No es tracta de fer una transcripció de tot el que ha passat a la reunió, no cal incloure els noms de qui intervé ni el que diu literalment, ni els debats específics, a no ser que així s’acordi.
Tot seguit us facilitem la ‘Plantilla d’acta d’una reunió’ (CRAJ) amb tota la informació que ha de comprendre i diverses recomanacions.
Llibre de sòcies
Com associació heu de portar un registre on hi hagi les dades de contacte de les persones sòcies, amb les dates d’alta i de baixa, el nom, els cognoms i el domicili, com a mínim.
Per tal de dur a terme aquesta tasca us facilitem la ‘Plantilla de llibre de sòcies’ (CRAJ) i l’eina Hubspot. Cal tenir en compte que les dades que es recullen en aquests documents són confidencials i estan protegides per la Llei de protecció de dades. D’altra banda, la proposta de gestió de contactes que us fem no va renyida amb la possibilitat de tenir bases de dades més àmplies i complexes amb altres programaris que us permetin altres funcionalitats.
Llibre de caixa
Com a associació heu de portar un control de les entrades i sortides de diners, tan en efectiu (obligatori) com dels moviments bancaris. A més, pot anar acompanyat d’un control pressupostari, per veure com evoluciona el pressupost marcat i les despeses i els ingressos reals. Aquest control us donarà una execució pressupostària com a resultat que us servirà per fer una aproximació més ajustada per futurs pressupostos, i us ajudarà a explicar d’una manera més fàcil la comptabilitat a les sòcies.
Per tal de dur a terme aquesta tasca us facilitem la ‘Plantilla de llibre de caixa i control pressupostari’ (CRAJ), l’eina Buxfer o l’eina Coop de mà, aquesta última de pagament.
Consulteu l’article ‘Eines comptables: llibre de caixa i control pressupostari’ (CRAJ) per a més informació.
Tots els llibres han d’estar a disposició de les sòcies en qualsevol moment!
Estatuts i Acta fundacional
Recordeu que quan una entitat es formalitza legalment ha de tenir uns estatuts i una acta fundacional. Els estatuts també han d’estar disponibles per a qualsevol persona associada. Podeu trobar més informació sobre aquesta documentació a l’article: ‘Registre d’Associacions del Departament de Justícia’ (CRAJ).
Si teniu dubtes o necessiteu un cop de mà, poseu-vos en contacte amb nosaltres o demaneu-nos un assessorament gratuït escrivint a info@crajbcn.cat, trucant al 93 265 52 17 o per Telegram o WhatsApp.
