Quan ens referim a esdeveniments parlem dels diferents actes que les associacions podem dur a terme als quals venen persones que hi estan interessades. 

L’objectiu dels esdeveniments és fer arribar un determinat missatge a un públic concret i això pot prendre forma de tipus molt diferents d’esdeveniments: festes, celebracions, congressos, jornades, conferències, seminaris, simposis, exposicions, fires, debats, curses, etc. Els esdeveniments poden tractar d’un ampli ventall de temes: culturals, socials, esportius, solidaris, mediambientals, educatius, polítics…

En l’àmbit associatiu són una estratègia per aconseguir els objectius de l’entitat, en comptes de ser una finalitat. L’esdeveniment, per tant, no és l’objectiu en si de l’entitat, sinó que forma part de les diferents accions que aquesta fa per acostar-se a l’objectiu. 

Abans de començar: què cal tenir en compte?

Organitzar un esdeveniment no sempre és senzill, ja que s’han de tenir en compte diverses coses. Ens pot ajudar saber d’on venim, és a dir, fer una breu recerca dels esdeveniments que ha dut a terme l’associació en el passat. Buscar informació passada ens pot ser d’utilitat, ja sigui un guió d’un esdeveniment, models de tràmits que també haureu d’omplir vosaltres, l’avaluació del mateix tipus d’esdeveniment realitzat en anys anteriors…

Sovint, en esdeveniments que es repeteixen en el temps, les entitats elaboren documents en que hi ha indicades totes les passes a seguir per a dur-lo a terme correctament. Si aquest document no existeix a la vostra entitat, podeu crear-lo de nou per a fer les coses més fàcils a les persones que vinguin després. Es tracta de fer un recull de totes les passes que aneu fent, els entrebancs que aneu superant i les propostes de millora, per a que any a any, aconseguim tenir l’eina més útil i feta a mida possible!

També podeu contactar amb entitats del vostre voltant i que tinguin experiència en l’organització d’esdeveniments de manera que pugueu compartir dubtes i teixir xarxa. 

Des del CRAJ us donem suport transversal en l’organització dels vostres esdeveniments, ja sigui facilitant-vos informació com els següents articles, així com amb assessorament, acompanyament, formació, lloguer i cessió de material o fent difusió dels vostres actes. A continuació us compartim diversos articles sobre com organitzar esdeveniments agrupats en cinc grans àrees: Acció, Gestió, Comunicació, Ideari i Participació i cures. 

Acció: com planifiquem i avaluem el nostre esdeveniment?

Un primer pas en l’organització d’esdeveniments és el seu disseny i planificació. Fer una bona planificació del nostre esdeveniment és clau per després posar-lo a la pràctica, així com és imprescindible dissenyar l’avaluació (indicadors i instruments d’avaluació, entre altres aspectes). En aquests articles fem un repàs sobre quins aspectes cal tenir en compte a l’hora de planificar i avaluar l’esdeveniment, així com recursos i eines pràctiques de com fer-ho: 

• Planificació i disseny d’esdeveniments 
• L’escaleta d’un acte o esdeveniment
• L’avaluació d’esdeveniments

Gestió: quines gestions haurem de tenir en compte?

Recursos necessaris

A l’hora d’organitzar un esdeveniment necessitarem disposar de diversos recursos per dur-lo a terme: materials, infraestructurals, humans i econòmics. Per saber tot el que hem de tenir en compte en quant a recursos consulteu el següent article: 

• Recursos necessaris per l’organització d’esdeveniments

Recordeu que des del CRAJ fem lloguer i cessió de materials!

Finançament i gestió econòmica

L’obtenció de recursos econòmics i la seva bona gestió són essencials per tal de poder desenvolupar els nostres esdeveniments.  A continuació us facilitem un article amb tot el que cal tenir en compte sobre aquest tema: 

• Finançament i gestió econòmica en l’organització d’esdeveniments

Legalitat

Bona part d’aquests esdeveniments es realitzen a les places, els carrers i els parcs de la ciutat i per tant es troben a l’espai públic. Aquest espai està regulat per l’Ajuntament i caldrà demanar permís per fer-hi qualsevol cosa (la llicència d’activitats a la via pública). A més, des del primer moment en que una associació desenvolupa una activitat a la via pública té responsabilitat sobre el que hi passi i caldrà vetllar perquè es compleixi la llei. Per tant, serà l’associació la responsable de garantir la seguretat de les persones i els béns. Per conèixer més sobre el marc legal dels esdeveniments consulteu els següents articles: 

• Lleis que emmarquen els esdeveniments a la via pública
• Tramitar la llicència d’activitat a la via pública 
• Tipus de llicències d’activitat a la via pública
• Obligacions legals generals en l’organització d’esdeveniments
• Obligacions legals específiques en l’organització d’esdeveniments
• Aliments i àpats als esdeveniments

Comunicació: com fem difusió del nostre esdeveniment?

Fer una bona comunicació de l’esdeveniment és clau per donar-lo a conèixer a l’entorn i assolir els nostres objectius. A continuació us compartim un article amb el que cal tenir en compte per fer una bona difusió:

• Comunicació i difusió d’esdeveniments

Ideari: com incorporem els nostres valors en l’esdeveniment?

Totes les activitats dutes a terme per una entitat segueixen el mateix patró gràcies a l’ideari. L’ideari és el conjunt d’idees que defineixen el nostre projecte, allò en què ens basem per dur a terme les nostres activitats i iniciatives. Així doncs, caldrà que pensem de quina manera incorporarem els valors de l’entitat en el nostre esdeveniment. Els següents articles us poden ajudar per incorporar-ne alguns: 

• La sostenibilitat als esdeveniments
• Recomanacions per gestionar els residus d’un esdeveniment
• Reduïm els residus en els àpats de l’entitat
• Reduïm el malbaratament d’aliments en els àpats de l’entitat
• Perspectiva feminista en l’organització d’esdeveniments
• Organització d’un Punt Lila
• Guia Trenquem Barreres (Consell de Joventut de Barcelona)

Participació i cures: com tenim en compte les persones que hi formaran part?

A l’hora d’organitzar un esdeveniment amb la nostra entitat, serà important parar-nos un moment en pensar en les persones que hi formen part. De quina manera participaran? Com vetllarem pel benestar de totes? Com prendrem les decisions? Hi haurà persones que lideraran? Quines estratègies utilitzarem per a la prevenció de conflictes? Alguns articles que us poden ser d’utilitat són: 

• Les cures a les entitats
• Prevenció i gestió de conflictes a les entitats
• Les dinàmiques de poder dins les entitats
• Participació interna a les entitats juvenils

Alguns exemples d’esdeveniments que podem organitzar

Hi ha esdeveniments concrets que tenen la seva normativa específica. A continuació, us compartim un recull d’aquells esdeveniments més comuns que podeu organitzar des de les vostres entitats: 

• Organització d’una parada de Sant Jordi
• Organització d’una manifestació o concentració
• Què cal saber per fer una activitat religiosa al carrer? (Oficina d’Afers Religiosos)
  

Altres recursos d’interès

• Autodiagnosi en perspectiva ambiental (CRAJ)
• Organització d’esdeveniments i normatives que cal tenir en compte (Torre Jussana)
• Com organitzar una xerrada o conferència des de la teva entitat (Xarxanet)
• Com fer un acte de presentació (Xarxanet)
• Espais per a activitats musicals (CRAJ)
• Què cal saber per fer una activitat religiosa en un equipament públic? (Oficina d’Afers Religiosos)