Les associacions són agents ‘vius’ en contínua transformació: adaptació dels projectes, noves activitats o canvis, en el capital més important de l’associació, l’humà, és a dir, les persones que en formen part.

Sempre cal tenir un bon registre d’entrada i sortida de les persones sòcies i voluntàries, fet que facilitarà el seguiment dels moviments i permetrà tenir una imatge actualitzada en tot moment de les persones que en formen part. Una manera de dur aquest control és a través del llibre de les persones sòcies (descarregueu la ‘plantilla de llibre de sòcies’ (CRAJ)). En el cas que els canvis tinguin lloc en membres de la Junta Directiva, ja sigui per la renúncia d’algun dels seus membres o perquè ja s’ha complert el temps del mandat segons estipulin els estatuts, s’ha de notificar al Registre d’Associacions del Departament de Justícia.

Per llei, tal com estableix l’article 322.13.3 del llibre tercer del Codi civil de Catalunya, la durada màxima d’una Junta Directiva és de 5 anys, sense perjudici de que els membres puguin tornar a ser reelegits, però, arribada la fi d’aquest termini, totes les entitats han de comunicar la renovació o reelecció dels seus membres seguint el procediment establert en els seus estatuts. Aquests mateixos regulen la durada dels càrrecs, d’entre 1 i 5 anys. Aquest procediment es realitza sempre a través de l’Assemblea General. Per a més informació podeu consultar l’article ‘L’Assemblea General a les entitats juvenils’ (CRAJ).

Aquest és un dels tràmits més importants a tenir al dia i també és un dels més desconeguts i oblidats. No actualitzar les dades de la Junta Directiva al Registre d’Associacions pot arribar a ser un problema en la gestió diària de l’entitat, per exemple a l’hora d’emetre un certificat de l’entitat o de gestionar el compte bancari.

També podria esdevenir en un problema legal per a les persones que estaven a la Junta Directiva i ja no hi són, per exemple, si l’entitat no presenta algun impost la reclamació recaurà al representant legal (presidència) que consti al Registre d’Associacions del Departament de Justícia. Per saber més sobre la Junta Directiva, consulteu l’article ‘La Junta Directiva d’una associació’ (CRAJ).

Inscripció dels canvis en la composició de la Junta Directiva

Com dèiem, qualsevol canvi en la composició de la Junta Directiva s’ha d’inscriure al Registre d’Associacions. El tràmit només es pot fer en línia, amb certificat digital o DNIe, a través d’aquest enllaç: Inscripció dels canvis en la composició dels òrgans de govern d’una associació. Actualment es tracta d’un tràmit gratuït.

A la sol·licitud del tràmit, caldrà adjuntar el certificat de l’elecció d’una nova Junta Directiva. Podeu fer servir la ‘Plantilla de renovació dels membres de la Junta Directiva’ (CRAJ), el model de certificat en PDF emplenable que facilita el Departament de Justícia. Aquesta Junta Directiva haurà d’haver estat aprovada per les sòcies de l’associació en una Assemblea General, i la data de l’assemblea és la que es farà constar al certificat.

Aquest certificat ha d’anar signat per la presidència i secretaria entrants i també pels que surten de la Junta. Si alguna de les persones repeteix ha de signar per duplicat en els camps corresponents. És important també posar les dades completes de les persones (Nom i cognoms) a sota de cada signatura. En cas que alguna de les persones que està sortint de la Junta, no pugui o vulgui signar, hi ha 2 supòsits:

1. En cas que els càrrecs estiguin caducats, no cal que signin presidència i secretaria sortints, només els entrants.
2. En cas que els càrrecs no estiguin caducats, llavors es segueix un altre protocol.

Per emplenar correctament el formulari de sol·licitud heu de disposar del programari Adobe Reader (versió 9.1 o superior). Consulteu les condicions tècniques necessàries.

Indicacions sobre el formulari de sol·licitud

Pas 1: Emplenar el formulari

• Cal emplenar el formulari seguint les indicacions que conté.
• S’ha d’adjuntar el certificat de l’elecció d’una nova Junta Directiva emplenat i signat en aquest pas.
• Si per algun motiu us atureu, podeu desar el formulari a l’ordinador i acabar d’emplenar-lo més tard.

Pas 2: Validar, signar i desar

• El formulari només es valida si heu emplenat correctament totes les dades obligatòries i heu annexat els documents obligatoris.
• Si l’heu de modificar un cop validat, desbloquegeu-lo amb el botó “Desbloquejar”.
• Alguns formularis requereixen la signatura digital al propi document. Per signar-los cliqueu sobre l’espai de la signatura i seleccioneu el certificat digital que correspongui.
• Deseu a l’ordinador el formulari emplenat i validat.

Tramitació i acusament de rebuda

Un cop desat el formulari de sol·licitud, ja només falta enviar-ho a tramitar i rebre l’acusament de rebuda.

Quan el formulari estigui registrat, es mostrarà la pàgina de l’acusament de rebuda amb les dades del tràmit i el document que heu d’imprimir o desar.

És important imprimir o desar l’acusament de rebuda, ja que conté:

• Registre d’entrada: data en què s’ha iniciat el procediment administratiu.
• Permet fer el seguiment de canvis de l’estat de la tramitació, aportar documentació pendent i fer pagaments.
• Taxes: en alguns casos, amb l’acusament de rebuda, s’emet una carta de pagament necessària per abonar les taxes.

Consulta de l’estat del tràmit i resposta de l’administració

Un cop l’Administració ha rebut tota la documentació ajustada a la normativa vigent, el termini màxim per fer efectiva la inscripció és de tres mesos. Tot i aquest termini màxim, solen donar resposta entre 15 i 30 dies, depèn la càrrega de feina del Departament.

Si es compleixen els requisits legals, la persona sol·licitant rebrà l’ofici de la Direcció General de Dret i d’Entitats Jurídiques de notificació de la inscripció de la composició de la junta de govern. En canvi, si no es compleixen els requisits legals, la persona sol·licitant rebrà l’ofici de notificació de les correccions que cal fer per poder inscriure la composició de la junta de govern.

En ambdós casos, s’envia la documentació esmentada en els punts anteriors a través d’una notificació electrònica. Per accedir al seu contingut, només es disposa de 10 dies naturals a partir de la comunicació rebuda per correu electrònic. Transcorregut aquest termini sense haver accedit a la notificació, aquesta s’entendrà com a rebutjada. S’hi ha d’accedir amb certificat digital des de l’espai de notificacions electròniques.

Per consultar l’estat del tràmit, sempre es pot fer a través de La meva carpeta. Cada cop que hi ha algun canvi en el tràmit, també es rep un correu electrònic.

Notificació dels canvis a altres organismes

Un cop tinguem inscrits en el Registre d’Associacions els canvis en la composició de la Junta Directiva, és molt important notificar aquests canvis a diversos organismes:

• Primerament hem de comunicar-ho a Hisenda, a través del Model 036. Amb aquest model se’ls comunica qualsevol modificació: canvi de representants, canvi de domicili social o fiscal, en la nostra activitat econòmica i declaració d’impostos…
• En segon lloc hem de comunicar-ho a l’entitat bancària on l’associació tingui el compte corrent, i fer els canvis pertinents per tal de poder operar la nova junta. Si no ho fem podríem tenir problemes importants, com el bloqueig del compte i no poder disposar dels diners.
• En tercer lloc, hauríem de comunicar-ho a la resta d’organismes públics que puguin tenir les nostres dades: A la Direcció General de Joventut de la Generalitat si estem inscrits al cens d’entitats juvenils, a l’Ajuntament de Barcelona, i aquells amb qui tinguem relació.
• Per últim, si hi ha un canvi en la presidència de l’associació haurem d’iniciar els tràmits d’obtenció del certificat digital.

Si teniu dubtes o necessiteu un cop de mà, poseu-vos en contacte amb nosaltres o demaneu-nos un assessorament gratuït escrivint a info@crajbcn.cat, trucant al 93 265 52 17 o per Telegram o WhatsApp.