Aquest article forma part d’una sèrie d’articles sobre creació d’entitats. Consulta la resta d’articles a ‘Creació d’una associació: tot el que cal saber‘ (CRAJ).

El certificat digital de representant de persona jurídica que expedeix la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) és el certificat digital més usat entre l’associacionisme, ja que és el més econòmic (14 €) que ens permet fer tràmits amb Hisenda, amb la Seguretat Social i amb la resta d’administracions i organismes, a més de signar electrònicament documents. El certificat digital en qüestió té una durada de 2 anys i no es pot renovar, una vegada caduqui, serà necessari tramitar-lo de nou pagant les taxes corresponents.

Un aspecte important a tenir en compte és que no es pot demanar aquest certificat amb la Junta Directiva caducada. Primer s’ha de renovar la junta i després obtenir el certificat digital. Cada cop que canvia la presidència de l’associació, s’ha de demanar el certificat digital de nou, començant el tràmit des de zero. Per tant, si la junta està a punt de caducar o esteu a punt de canviar-la, primer heu de fer la renovació d’aquesta i després el tràmit d’obtenció del certificat de representant de persona jurídica. Això és perquè aquest certificat, encara que autentifica a l’associació, està vinculat a la persona que ostenta el càrrec de presidència de l’associació.

Qui pot obtenir el certificat digital?

El procés d’obtenció del certificat el pot iniciar qualsevol persona de l’associació o un tercer (per exemple una gestoria), però en tot cas, en el pas d’acreditació de la identitat, ja sigui en una oficina de l’Agència Tributària o en una de Correus, haurà d’anar-hi la presidència de l’associació en persona, presencialment.
En cas que no pogués fer-ho per qualsevol circumstància, només podrà anar-hi una tercera persona en nom seu, prèvia legitimació de la firma davant notari, tràmit que també requereix presencialitat per part de la presidència.

Passos per obtenir el certificat digital

1. Configuració prèvia

Abans de començar amb la sol·licitud del certificat haureu d’assegurar-vos que l’ordinador té instal·lat el software necessari per a la generació de claus. En aquest enllaç trobareu la configuració del software. Feu servir per a tot el procés d’obtenció del certificat el mateix ordinador i usuari i recordeu no formatar l’ordinador des de la sol·licitud fins a la descàrrega del certificat!

2. Sol·licitud via internet del certificat digital

Des d’aquest enllaç podreu sol·licitar el certificat digital. És convenient no fer la sol·licitud fins que no disposeu del certificat de dades registrals (explicat al pas 3), ja que entre una cosa i l’altra no han de passar més de 15 dies hàbils. És important escollir bé el correu electrònic que posareu, ja que serà el que figurarà en el certificat i és on rebreu totes les notificacions en relació al certificat. En aquest pas obtindreu el codi de sol·licitud.

Important! El període de validesa del codi de sol·licitud és de 40 dies a partir de la data de sol·licitud. S’haurà de completar tot el procés en aquest plaç, procés que finalitza amb la descàrrega del certificat digital!

3. Acreditació de la identitat davant d’Hisenda

Per acreditar la vostra identitat (ha d’anar la presidència de l’associació en persona) teniu 2 opcions:

• Opció 1: Anar a qualsevol oficina de l’Agència Tributària, demanant cita prèvia. En el formulari de cita per a particulars, s’haurà d’indicar el NIF i el nom de l’entitat. Caldrà portar el codi de sol·licitud del pas anterior imprès (Pas 2).
• Opció 2: Anar a qualsevol oficina de Correus sense cita prèvia, amb el Formulari de sol·licitud omplert amb ordinador i signat a mà. Necessitareu el codi de sol·licitud obtingut en el pas anterior (Pas 2). Caldrà pagar 4,65 € pel tràmit.

En les 2 opcions d’acreditació caldrà portar:

– DNI original de la presidència (el fotocopiaran)

– Document que acrediti la Junta Directiva vigent, que pot ser:

• Certificat de dades registrals demanat a Justícia i que no hagi passat més de 15 dies hàbils (no computen dissabtes, diumenges ni festius) entre la seva expedició i la sol·licitud del certificat digital (Pas 2). S’ha de pagar una taxa d’11,15 € i es pot demanar presencialment o telemàticament amb certificat digital (FNMT de persona física, idCAT Certificat, idCAT Mòbil*, DNIe, Cl@ve PIN, etc.). En aquest cas, és important que quan sol·liciteu el certificat marqueu l’opció d'”Inscripció i òrgan de govern” en el pas on se selecciona el tipus de certificació.
• Inscripció dels nous òrgans de govern (Renovació de la Junta Directiva) demanada a Justícia i que no hagi passat més de 15 dies des de la seva emissió. Només es pot demanar telemàticament amb certificat digital (FNMT de persona física, idCAT Certificat, idCAT Mòbil*, DNIe, Cl@ve PIN, etc.)

*La sol·licitud de qualsevol tràmit online amb Justícia requereix la signatura digital per validar el document de sol·licitud. L’idCAT Mòbil no permet la signatura de documents.

Recordeu entregar la documentació abans dels 15 dies d’ençà que rebeu el certificat de dades registrals o la renovació de la Junta Directiva! En el cas de la cita prèvia a Hisenda, si us la donen per molt tard, per valorar la validesa del certificat es tindrà en compte la data en que es va sol·licitar la cita prèvia, i no la de personació a l’oficina.

4. Descàrrega del certificat

L’acreditació tarda entre 4-8 dies hàbils i us notificaran pel correu electrònic que ja podeu fer el pagament de la taxa de 14 € per descarregar-vos el certificat. És possible que us hagueu d’esperar 24 h per descarregar-vos el certificat.

També podeu consultar els 4 passos per a l’obtenció del certificat a la web de la FNMT: Com puc obtenir el certificat de representant de persona jurídica. A continuació us facilitem l’enllaç a la Guia sobre el certificat de representació de persona jurídica de la FNMT.

On es guarda el certificat digital?

1. A Microsoft Internet Explorer està a Eines/Opcions d’Internet/Contingut/Certificats.
2. A Mozilla Firefox està a Eines/Opcions/Avançat/Xifrat/Veure certificats.

Com fer una còpia de seguretat del certificat

A Internet Explorer heu d’anar al menú Eines/Opcions d’Internet/Contingut/Certificats. Una vegada dintre de la finestra de ‘Certificats’ heu d’anar a la pestanya de ‘Personal’. Aquí és on es mostren tots els certificats personals que teniu al navegador. Seleccioneu el que voleu exportar i cliqueu a ‘Exportar’. En aquest moment us sortirà un assistent d’exportació del certificat:

• A la primera pantalla heu de clicar a ‘Següent’.
• A la segona, MOLT IMPORTANT, heu de clicar a ‘Exportar la Clau Privada’ (si no es selecciona aquesta opció s’exportarà un certificat buit).
• A la tercera pantalla a ‘Següent’.
• A la quarta heu de clicar a ‘Examinar’ i s’obrirà una finestra per tal que li doneu nom al certificat i la ruta on el voleu guardar. El procés per altres navegadors és molt similar.

Per saber si heu exportat correctament un certificat heu de mirar l’extensió del fitxer:

• Per Internet Explorer el fitxer ha de ser un .pfx (si s’ha creat un fitxer .cer voldrà dir que no s’ha exportat la clau privada)
• A Mozilla Firefox el fitxer ha de ser un .p12 (si es crea un .p7b vol dir que el fitxer no té clau privada)

Altres recursos d’interès

• 3 Certificats digitals que poden ser útils per a les associacions (CRAJ)
• Obtenció del Certificat Digital de Representant legal de la FNMT (Nou Barris digital)
• Guia sobre el certificat de representació de persona jurídica de la FNMT (FNMT)

Si teniu dubtes o necessiteu un cop de mà, poseu-vos en contacte amb nosaltres o demaneu un assessorament gratuït escrivint-nos a info@crajbcn.cat, trucant-nos al 93 265 52 17 o per Telegram o WhatsApp al 652 87 81 22.