Aquest article forma part d’una sèrie d’articles sobre gestió econòmica. Consulta la resta d’articles a ‘Gestió econòmica: tot el que cal saber‘ (CRAJ).

Què és la justificació?

La justificació és un aspecte clau dins del cicle d’una subvenció. Tal com queda recollit a les bases de cadascuna de les convocatòries de subvencions, un cop executat el projecte és el moment de justificar la subvenció rebuda. 

És un tràmit que requereix l’administració pública que ha atorgat la subvenció, mitjançant el qual s’ha de demostrar, per una banda, que s’ha portat a terme el projecte i/o activitat de forma efectiva, i d’altra banda, que s’ha sabut gestionar l’ajut econòmic concedit. 

Per tant, la justificació esdevé tant o més important que presentar la sol·licitud d’una subvenció, ja que és una eina per poder demostrar la capacitat de l’entitat a l’hora de gestionar correctament l’aplicació dels béns o fons rebuts.

La justificació d’una subvenció sovint està formada per:

• La memòria d’actuació del projecte
• La memòria econòmica (o compte justificatiu)
• La presentació de factures i rebuts originals

Eina de gestió econòmica de les subvencions

Des del CRAJ us presentem la ‘Plantilla de seguiment per a la justificació econòmica de subvencions d’un projecte’ (CRAJ). És una eina útil per millorar la gestió econòmica dels projectes de l’entitat i fer seguiment de les subvencions que reben per un projecte. En aquesta es fa el seguiment de les despeses i ingressos associats a un projecte que després s’han de presentar a la memòria econòmica. Facilita que durant l’any es puguin anar introduint les diferents factures, relacionant-les amb les partides pressupostàries.

Cal dir que normalment cada institució ofereix la seva pròpia plantilla per tal de realitzar la memòria econòmica del projecte subvencionat i aquesta serà la que haureu d’omplir i presentar, de manera que aquesta plantilla que us oferim des del CRAJ us pot servir de guia i suport en la seva realització però en cap cas serveix per ser presentada.

Per tant, aquesta plantilla està encarada al seguiment econòmic pel que fa a la justificació de subvencions, però en cas que vulgueu tenir un control pressupostari a escala global de l’entitat podeu utilitzar la ‘Plantilla de control d’ingressos i despeses en efectiu’ (CRAJ).

Justificants de la despesa

A part d’aquest control pressupostari, en força subvencions és necessari també presentar les factures i els rebuts emesos per l’associació per a demostrar les despeses efectuades.

Això vol dir que des de l’inici de les activitats del projecte subvencionat cal tenir cura dels justificants de despesa, evitant així que en el moment de justificar la subvenció hi hagi dificultats per recollir el conjunt de factures i rebuts del projecte.

Per aquest motiu, és molt recomanable arxivar els justificants econòmics relacionats amb el projecte que van arribant a l’associació, establint un ordre de classificació que us faciliti trobar fàcilment les factures o rebuts que us interessin.

Cada Administració té criteris diferents pel que fa l’obligació de presentar les factures. Habitualment s’han de presentar les factures i rebuts per a l’import total del projecte o bé per la quantia subvencionada. Així, caldrà guardar bé les factures durant tota la implementació del projecte i fins 5 anys després. En algunes subvencions s’accepta una certa quantitat de tiquets, però és un aspecte que caldrà comprovar en les bases de cada subvenció.

Tipus de justificants

• Factura: És un document lliurat pel proveïdor quan es produeix la venda efectiva de mercaderies o la prestació de serveis, en el qual s’especifiquen els productes o serveis, les característiques dels mateixos, com també el seu import i les condicions de pagament. Al fer compres destinades al projecte, per tant, caldrà demanar expressament que ens facin factura a nom de l’entitat.
• Rebut: És un document que acredita que s’ha efectuat un pagament o el lliurament de béns. El rebut és emès per la persona física o jurídica que rep els diners i és lliurat com a justificant a la persona física o jurídica que ha pagat; habitualment, s’estén en uns impresos que consten del rebut pròpiament dit -que es lliura a la persona que ha pagat- i d’una matriu -que queda en poder de qui rep els diners.

És important que a les factures s’hi adjunti el justificant de pagament (rebut, resguard d’ingrés bancari o transferència) o bé quelcom on que quedi clar que la factura ha estat pagada (segell i signatura). Això és així perquè l’existència d’una factura no implica haver-la pagat. Fins que no es tingui un rebut, un resguard de transferència o un segell de la factura conforme s’ha abonat, no quedarà degudament justificada la despesa.

Altres recursos d’interès

• Les subvencions: aspectes claus i tipologies (CRAJ)
• Plantilla de seguiment per a la justificació econòmica de subvencions d’un projecte (CRAJ)
• Recull anual de convocatòries de subvencions (CRAJ)
• Plantilla de reformulació d’un projecte (CRAJ)
• Memòria d’actuació del projecte (CRAJ)
• Plantilla de factura (CRAJ)
• La gestió econòmica diària de l’associació (CRAJ)
• Plantilla de control d’ingressos i despeses en efectiu (CRAJ)
• Plantilla de pressupost (CRAJ)
• Plantilla de rebut de pagament (CRAJ)

Si teniu dubtes o necessiteu un cop de mà, poseu-vos en contacte amb nosaltres o demaneu-nos un assessorament gratuït escrivint a info@crajbcn.cat, trucant al 93 265 52 17 o per Telegram o WhatsApp.