Assemblea General Ordinària en línia: què cal tenir en compte?

Darrera actualització: 18 novembre 2020
Temps de lectura: 3 min.

Comparteix:

Cerca..
Filtra contingut
Tipus de contingut
Actualitat
Coneixement
Plantilles
Temàtiques

Amb l’arribada de la pandèmia van quedar prohibides les Assemblees i altres trobades de caràcter general de manera presencial i Justícia va facultar a les entitats a prendre acords per videoconferència. Des de llavors, les associacions s’han hagut d’adaptar i en moltes ocasions han hagut de realitzar l’AGO en línia, mitjançant eines digitals. A continuació us deixem un recull d’eines i d’idees per facilitar-vos la preparació d’una Assemblea en línia!

Abans de l’Assemblea General

– Buscar una plataforma que tingui prou capacitat per acceptar la totalitat de les sòcies:

  • Zoom: per tal d’accedir a aquesta eina caldrà descarregar l’aplicatiu i obrir l’enllaç del canal. Zoom ofereix només de forma gratuïta converses de 100 persones en una mateixa videoconferència i durant 40 minuts. També permet compartir pantalla, disposar d’un xat propi, gravar la conversa, canviar el fons de la videotrucada i demanar el torn de paraula. A la versió de pagament també pots descarregar el xat, dividir la reunió en diferents grups i fer votacions.
  • Jitsi: eina de programari lliure i codi obert que permet fer videoconferències sense necessitat de registrar-se, només entrant a l’enllaç del canal. Es poden fer videotrucades de manera gratuïta sense límit de temps ni de participants, tot i que a la versió gratuïta pot ser que no funcioni gaire bé ser moltes participants. També permet compartir pantalla, parlar per xat, calcular l’estadística de les intervencions i demanar el torn de paraula. Per accedir-hi des de dispositius mòbils, sí que cal descarregar-se l’aplicació.
  • Meetaquest és el servei de videotrucades de Google, i per fer-lo servir cal tenir un compte de Google. A la versió gratuïta es poden fer videotrucades amb un màxim de 100 persones i sense límit de temps. També ofereix funcionalitats com compartir la pantalla, disposa d’un xat propi i es pot demanar torn de paraula i fer enquestes i preguntes (aquestes dues últimes les estan implementant a la versió gratuïta).

– Buscar una manera àgil i transparent per fer votacions:

  • Podeu fer servir la funcionalitat per fer votacions de la plataforma que utilitzeu.
  • Podeu fer servir LoomioMastodon o Decidim, que són eines lliures per crear discussions en línia, votacions i decisions col·lectives.
  • Podeu fer servir un formulari Google o el correu electrònic.
  • Si sou una entitat que aglutina altres entitats, caldrà tenir present qui és la representant de l’entitat que votarà. Ho podeu preguntar a les inscripcions per així identificar-les a l’inici de l’Assemblea per fer el recompte de vots i tenir el quòrum d’una manera ràpida.
  • Per fer les votacions serà més fàcil si les sòcies que voten disposen cada una d’un ordinador.

– Buscar un espai per muntar la mesa de la Junta i retransmetre l’Assemblea des d’allà. Si cal, es pot muntar un streaming de la mesa per Youtube o Twitch perquè ho pugui seguir gent externa o persones antigues de l’entitat. Caldrà doncs tenir una càmera i micros per la mesa.

– Facilitar amb antelació l’enllaç d’accés a la videoconferència i fomentar la puntualitat.

– Preparar suports visuals per l’explicació dels punts de l’ordre del dia. Cal tenir en compte qui compartirà la pantalla amb els suports visuals, ho pot realitzar una treballadora, una persona antiga o externa a l’entitat que us doni suport. Haureu de tenir en compte que quan es comparteixi la pantalla serà el que veuran principalment les sòcies.

– Tractar només els punts imprescindibles, i evitar fer-la molt llarga. Us ajudarà crear una escaleta pel compliment dels temps previstos, les responsabilitats de cada una i el seguiment dels suports visuals. Podeu fer servir la Plantilla d’escaleta per a una AGO (CRAJ).

– Redactar un breu missatge pel xat del funcionament de la videoconferència i instruccions de l’Assemblea: manera que us interessa que es visioni la pantalla de les participants, com voleu que s’identifiquin les persones que es connectaran, etc.

  • Garantir que totes les persones puguin participar, que disposin d’una bona connexió i una bona qualitat del so i de la imatge. També ho podeu preguntar a les inscripcions.
  • Fer una prova abans de l’Assemblea per veure quins aspectes es poden millorar.

Durant l’Assemblea

  • Es pot demanar ajuda a alguna ex-membre o persona treballadora o algú extern, per identificar les persones de manera clara pel recompte de vots.
  • La moderadora ha de tenir present l’ordre de les mans alçades de les associades. Podeu fer servir l’opció d’alçar la mà de la plataforma que fareu servir o demanar torn de paraula pel xat de la plataforma.
  • Per a una bona escolta, pot anar bé apagar els micròfons de les persones que no estiguin intervenint.

Així mateix, per dur a terme l’Assemblea en línia haureu de tenir en compte altres consideracions que ja s’han de tenir en compte en qualsevol tipus d’AGO!

Si el que necessiteu és un assessorament personalitzat per organitzar l’Assemblea en línia us animem a demanar-lo escrivint-nos a info@crajbcn.cat o bé trucant al 93 265 52 17. Ara també us oferim suport tècnic per celebrar l’AGO online!

Altres recursos d’interès

T'ha estat útil aquesta informació?

    POLÍTICA DE PRIVACITAT. De conformitat amb el que estableix el Reglament (UE) 2016/679, de 27 d’abril (GDPR), i la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre (LOPDGDD), t'informem de:

    El responsable de les dades facilitades lliurement és el Consell de la Joventut de Barcelona (NIF V08825804), amb seu a l’Espai Jove La Fontana, carrer Gran de Gràcia, 190-192, Barcelona, telèfon 93 265 4736 i correu electrònic cjb@cjb.cat. En nom de l'organització tractem la informació que ens facilites amb la finalitat d'oferir el servei sol·licitat. D’acord amb els convenis de gestió cívica dels diferents serveis entre el Consell de la Joventut de Barcelona i l’Ajuntament de Barcelona, aquests drets podran ser cedits total o parcialment a l’Ajuntament de Barcelona, amb el mateix objectiu d’activitat que regula el conveni de gestió. Les dades proporcionades es conservaran mentre es mantingui la relació o durant els anys necessaris per complir amb les obligacions legals. Les dades no se cediran a tercers excepte en els casos en què hi hagi una obligació legal.

    Així mateix, t’informem que pots exercir els drets d’accés, rectificació, portabilitat i supressió de les teves dades i els de limitació i oposició al seu tractament tot adreçant-te a carrer Gran de Gràcia, 190-192, 08012, Barcelona (Barcelona), escrivint al correu dades@cjb.cat o reclamant a aepd.es.

    Accepto la Política de privacitat.